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■ 효과적인 자료작성법


1. 하고 싶은 말을 자료화 하는 5단계


1) 메시지를 종이에 적는다.

2) 차트화 한다.

3) 슬라이드로 정리한다.

4) 패키지로 스토리를 만든다.

5) 회의에 맞는 매트리얼 자료군을 만든다.


2. 모듈화 즉 부품을 조합하여 자료를 만든다.


3. 한눈에 이해할 수 있고 누구도 오해하지 않는 자료를 만들기 위해 노력한다.


4. 인간의 감각에 거스르지 않는 자료를 만든다.


5. 간결한 자료를 만들려면 다음의 3가지를 버려야 한다.


1) 불필요한 정보

2) 불필요한 글자

3) 불필요한 속성정보


6. 상대방이 자료를 읽다가 멈춘다면 무조건 NG, 읽는 즉시 이해할 수 있는 자료를 작성하라



■ 간결하고 명확한 메시지 작성 기술


1. 메시지란 슬라이드 상부에 3행정도로 쓰는 상대에게 ‘가장 전달하고 싶은 말’이다.


2. 메시지에는 설명, 사실, 시사의 3가지가 있다.


3. 배치하는 장소는 ‘토픽 센텐스’ '보텀 센텐스‘의 2곳이다.


4. 의미있는 메시지는 다음 4가지 요소를 만족해야 한다.


1) 합목적성 - 목적과 논점에 적합한가?

2) 참신성 - 상대에게 새로운 발견을 제공했는가?

3) 명확성 - 구체적인 의미를 정확히 알 수 있나?

4) 방향성 - 상대방의 행동을 이끌어 낼 수 있는가?


5. 메시지를 기술할 때에는 다음 3가지 포인트에 주의한다.


1) 간결하게 쓴다.

2) 말을 통일한다.

3) 상대의 기분을 배려한다.


6. 간결하게 쓰는, 즉 메시지 크리스탈라이즈를 위한 기법은 다음 4가지이다.


1) 선답화 - 결론을 처음에, 이유를 나중에

2) 불필요한 어구 삭제

3) 공통분모로 묶기 - 같은 말이 반복될 경우에는 1가지 표현으로 정리한다.

4) 숙어화 - 긴문장은 숙어로 표현한다.


- 다카다 다카히사의 <회사가 원하는 제안의 기술> (에이지21 펴냄) -


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